一、任务申报
出访人员提前两个月向国际合作与交流处进行任务申报，提交如下材料：
1.邀请函
邀请函应有邀请单位函头(单位名称、地址、电话)，内容应齐全(访问目的、出国人员名单、访问时间、停留时间、费用承担方)，落款应有邀请人签名或盖邀请单位章。邀请函复印件上须有出访人员所属院部出访意见（签字、盖章）。若邀请函为外文，请附中文翻译件。
2.公务行程安排（出访日程）
3.若以二级学院为单位组团，需提交因公出境书面申请（内容涵盖出访目的、任务、经费支出口径、预算等），学院盖章，再交由分管校领导签字批准。
二、材料提交及通行证、签注办理
1.标准通行证照片（354像素*472像素白底彩照）2张
2.身份证正反面复印件及扫描件
3.湖南省因公赴港澳报批材料（见附件）
4.国交处对出访团组在内网进行公示，公示时间一般为5个工作日。
三、回校后
1.出访人员需及时到国际合作与交流处报到并交还因公赴港澳通行证。
2.两周内提交出访总结报告，发表的论文复印件等至我校国际合作与交流处，电子版发至邮箱：gjc@hnfnu.edu.cn。
