一、任务申报
各二级单位于每年11月向学校国际合作与交流处报送本单位下一年度因公出国（境）计划。计划内团组出国（境）时，应逐案报批，严格按照审批结果执行出国（境）任务。确有必要的计划外出国（境）任务，组团单位可在计划出国（境）总量不变的情况下进行调整，并在报批时说明。国际合作与交流处初审完毕后统一上报学校外事工作领导小组和校党委审批。
出国（境）计划应包括出访任务、主要人员、时间、前往国家（地区）、行程路线、邀请方、经费来源和预算等。计划申报需提交如下材料：
1.邀请函复印件、邀请函翻译件
邀请函应有邀请单位函头(单位名称、地址、电话)，内容应齐全(访问目的、出国人员名单、访问时间、停留时间、费用承担方)，落款应有邀请人签名或盖邀请单位章。邀请函复印件上须有出访人员所属院部出访意见（签字、盖章）。
2.《湖南省因公出国（境）参团人员征求意见表》
3.《湖南省因公出国、赴港澳任务审批（确认）表》
4.《湖南第一师范学院因公出国（境）任务和预算审批意见表》
5.《湖南第一师范学院因公出国（境）人员备案表》
6.公务行程安排（出访日程）
（注：表2、3、4、5可在国际合作与交流处网站下载中心下载。）
二、任务审批及护照办理
需提交1-6项材料；录指纹，领护照和批件。
1.标准护照照片（48*33白底彩照）以及所访国要求规格签证照片纸质版、电子版
2.身份证复印件及扫描件电子版
3.《因公电子护照申请表》
4.《团长责任书》
5.《申请出国签证事项表》、《申请因公护照事项表名单》正反面打印
6.国交处对出访团组在内网进行公示，公示时间一般不少于5个工作日。
7.根据通知赴省外办录制指纹。
8.根据通知赴省外办领取护照、任务批件。
三、签证办理
整理以下材料，赴省外办（地址：长沙市芙蓉区韶山北路12号湘汇大厦十七楼办证大厅）签证室窗口办理相关签证手续：
1.邀请函
2.团组成员身份证复印件
3.团组资料表
4.访美日程表 （赴美国需要）
5.机票订单
6.打表流程表
7.出访人员情况表
四、回国后相关事宜
1.出访人员回国后3天内，需到国际合作与交流处办公室填写相关表格，并提交出访新闻报道。
2.出访人员回国后5天内，交护照至省外办。
3.回国后一个月内，出访团组向国际合作与交流处提交由团长签报的出访报告。电子版发至邮箱：gjc@hnfnu.edu.cn。
